Prosedur Pencatatan Lost and Found di Hotel yang Benar

• Date- Rabu, 16 Oktober 2024 10:00 WIB
• Author- Ahmad Syarifudin

Lost and found merupakan salah satu bagian penting dalam operasional sebuah hotel yang profesional.Setiap laporan kehilangan barang pribadi tamu maupun penemuan barang oleh staf merupakan hal yang umum terjadi di hotel. Agar barang-barang tamu yang hilang dapat ditemukan dan dikembalikan kepada pemiliknya dengan benar dan cepat, hotel harus memiliki prosedur pencatatan dan juga pengelolaan yang jelas, efektif dan terdata dalam sistem. Maka artikel ini akan membagikan contoh prosedur yang tepat dalam pencatatan lost and found di hotel.

Pengertian Lost and Found

Lost and Found adalah istilah perhotelan yang merujuk pada barang-barang tamu atau pengunjung hotel yang tertinggal atau hilang di area hotel dan juga barang-barang yang ditemukan oleh staf hotel. Tujuan utama adanya lost and found adalah untuk memastikan setiap barang yang tertinggal di area hotel ataupun ditemukan oleh staf di hotel dapat dikembalikan dengan aman kepada pemiliknya.

Jenis Barang yang Sering Masuk Lost and Found

Barang-barang yang biasanya dilaporkan dan dicatat pada bagian Lost and Found antara lain :

• Dompet


• Handphone


• Kamera


• Laptop


• Jam Tangan


• Pakaian dan Aksesoris


• Dokumen Penting


• Perhiasan

Tahapan Prosedur Pencatatan Lost and Found di Hotel

1. Penemuan Barang oleh Staf Hotel

Ketika staf hotel menemukan barang di area hotel baik di kamar ataupun area lainnya, maka mereka harus segera melaporkannya kepada bagian yang bertanggung jawab, biasanya bagian housekeeping supervisor atau front office. Barang tersebut harus diserahkan dalam kondisi asli tanpa dimodifikasi atau dibuka. Jika barang ditemukan di area umum seperti parkiran hotel dan lobby, pengamanan dan catatan cepat sangat penting untuk mencegah klaim yang salah.

2. Pengisian Formulir Pencatatan Lost and Found

Setiap barang yang ditemukan harus dicatat dengan detail pada formulir lost and found. Data penting yang harus dicatat meliputi:

Lost Information:

• Tanggal dan waktu kehilangan


• Perkiraan lokasi kehilangan


• Deskripsi barang (jenis, warna, merek, kondisi)


• Nomor referensi atau kode barang


• Data Pelapor

Found Information :

• Tanggal dan waktu penemuan


• Lokasi ditemukannya barang


• Deskripsi barang (jenis, warna, merek, kondisi)


• Nomor referensi atau kode barang


• Nama staf yang menemukan barang

Pencatatan data lost and found sangat penting untuk dokumentasi yang rapi dan pencarian barang jika pemilik datang mencarinya.

3. Pengelolaan Barang Temuan

Barang-barang yang ditemukan di semua area hotel harus disimpan di tempat khusus yang aman, biasanya disimpan di ruangan khusus yang terkunci atau lemari bersegel. Barang-barang berharga, seperti perhiasan dan uang tunai disimpan dalam brankas agar lebih aman. Barang yang lebih besar, seperti koper atau pakaian, disusun rapi dan diberi label agar proses identifikasi lebih mudah.

4. Pencarian Pemilik Barang

Jika barang yang ditemukan memiliki identitas pemilik (misalnya, KTP, paspor, atau nama pada label koper), staf dapat menghubungi pemilik langsung melalui kontak yang tersedia. Pihak hotel juga dapat melakukan pengumuman internal atau mencatat barang pada sistem hotel seperti Software PMS untuk dicocokkan dengan laporan kehilangan dari tamu.

5. Proses Penyerahan Barang kepada Pemilik

Ketika pemilik datang untuk mengambil barang, mereka wajib membuktikan kepemilikan (dengan menunjukkan kartu identitas atau deskripsi barang secara akurat). Hotel akan meminta pemilik untuk mengisi formulir pengambilan dan menandatangani surat serah terima. Staf hotel juga akan mencatat waktu, data barang dan tanggal penyerahan serta nama penerima barang.

6. Barang yang Tidak Diklaim dalam Waktu Tertentu

Barang yang tidak diklaim dalam waktu tertentu (misalnya, 3 atau 6 bulan) biasanya akan ditindaklanjuti sesuai dengan kebijakan hotel. Biasanya, barang yang tidak memiliki nilai signifikan dapat dibuang, disumbangkan atau diberikan kepada staf yang menemukan. Barang berharga dapat dilelang atau disimpan lebih lama, dengan tetap mengacu pada kebijakan hotel.

Tips Efektif dalam Pengelolaan Lost and Found

1. Pelatihan Staf Hotel

Hotel Manager harus memastikan seluruh staf memahami prosedur penanganan laporan kehilangan barang tamu, penemuan barang hingga pengembalian barang kepada pemiliknya.

2. Sistem pencatatan digital

Operasional Hotel dapat menggunakan software atau aplikasi khusus seperti Software Hotel agar proses pencatatan dan pencarian lebih cepat.

3. Komunikasi dengan tamu

Staf Hotel dapat memberikan informasi kepada tamu mengenai prosedur pelaporan barang hilang, baik melalui informasi tertulis di kamar atau area resepsionis.

4. Audit berkala

Lakukan pemeriksaan rutin terhadap barang di ruang lost and found untuk memastikan semuanya tercatat dan tersimpan dengan benar.

Peran Front Office dan Housekeeping dalam Lost and Found

1. Front Office

Front Office memiliki peran penting dalam prosedur lost and found, karena Front Office yang pertama melayani tamu ketika melaporkan kehilangan barang dan mengatur serah terima barang. Bagian ini juga memastikan tamu menerima informasi dengan jelas.

2. Housekeeping

House Keeping juga salah satu departemen hotel yang ikut berperan dalam proses pelaporan dan pencatatan lost and found. House Keeping wajib melapor ke staf khusus yang berwenang mengelola barang temuan di hotel dan melapor ke Front Office agar data dicatat, baik manual ataupun dengan bantuan software hotel.

Manfaat Prosedur Pencatatan Lost and Found

1. Menghindari kesalahpahaman

Dengan prosedur pencatatan data lost and found yang jelas, hotel dapat menghindari masalah hukum atau klaim palsu.

2. Meningkatkan kepuasan tamu

Tamu akan merasa dihargai dan diperhatikan jika hotel dapat mengelola barang mereka yang hilang dengan baik.

3. Mencerminkan profesionalisme hotel

Proses pengelolaan lost and found yang baik memperkuat reputasi hotel di mata tamu dan meningkatkan loyalitas tamu.

Contoh Formulir Lost and Found Hotel

1. Formulir Lost Information

• No. referensi


• Tanggal Kehilangan


• Lokasi Kehilangan


• Data Barang


• Nama Pelapor


• Keterangan


• Kop / Header Hotel

1. Formulir Found Information

• No. referensi


• Tanggal Kehilangan


• Lokasi Penemuan Barang


• Data Barang


• Nama Staf atau Orang yang Menemukan


• Keterangan


• Kop / Header Hotel

Kesimpulan

Prosedur pencatatan lost and found yang baik sangat penting untuk menjaga kepercayaan dan kepuasan tamu. Dengan SOP yang jelas mulai dari pencatatan kehilangan barang, penemuan barang hingga penyerahan barang kepada pemilik, hotel dapat menangani setiap kejadian dengan benar dan tersistem. Selain itu, pencatatan yang rapi dan tersistem dapat meminimalisir risiko kesalahan dan meningkatkan efisiensi dalam penanganan masalah barang-barang tamu yang hilang. Tentunya dengan pencatatan aplikasi seperti PMS Hotel, dapat membantu hotel dalam menangani masalah barang tamu yang hilang ataupun laporan penemuan barang menjadi lebih efektif dan efisien. Gunakan PMS Hotel dari HotelMU.id untuk mengelola data lost and found dengan akurat dan efisien!