Dalam bisnis perhotelan, mendapatkan reservasi dari berbagai Online Travel Agent (OTA) memang dapat membantu meningkatkan tingkat hunian kamar. Namun, hotel juga perlu memperhatikan pemesanan langsung atau direct booking melalui website resmi, WhatsApp, telepon, maupun kanal pemesanan milik hotel sendiri.

Pemesanan direct memiliki beberapa keuntungan bagi hotel. Salah satunya adalah memberikan kesempatan kepada hotel untuk membangun hubungan langsung dengan tamu tanpa harus selalu bergantung pada platform pihak ketiga.

Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk menarik lebih banyak pemesanan langsung adalah dengan memberikan promo kode voucher dan diskon khusus member.

Contohnya, hotel menawarkan kode voucher khusus bagi tamu yang melakukan pemesanan melalui website resmi. Selain itu, tamu yang sudah pernah menginap juga bisa mendapatkan potongan harga khusus melalui program member.

Strategi seperti ini dapat menjadi daya tarik bagi calon tamu agar memilih memesan langsung melalui hotel dibandingkan menggunakan OTA.

Lalu, bagaimana cara membuat promo kode voucher dan diskon member yang efektif? Apa saja hal yang perlu diperhatikan agar promo tidak justru mengurangi keuntungan hotel? Simak pembahasannya berikut ini.

Apa Itu Direct Booking dalam Bisnis Hotel?

Direct booking adalah proses pemesanan kamar yang dilakukan tamu secara langsung melalui saluran resmi milik hotel tanpa melalui perantara OTA.

Beberapa saluran yang umum digunakan untuk pemesanan langsung antara lain:

• Website resmi hotel yang dilengkapi fitur booking engine.
• WhatsApp resmi hotel.
• Telepon atau email reservasi.
• Pemesanan langsung melalui bagian Front Office.
• Program keanggotaan atau membership hotel.

Misalnya, seorang calon tamu ingin menginap di sebuah hotel. Alih-alih mencari dan memesan kamar melalui Traveloka atau Agoda, tamu tersebut mengunjungi website resmi hotel, memilih tanggal menginap, menentukan tipe kamar, lalu menyelesaikan pembayaran melalui halaman pemesanan.

Proses tersebut termasuk direct booking karena reservasi dilakukan melalui kanal resmi hotel.

Dengan meningkatkan direct booking, hotel memiliki kesempatan lebih besar untuk mengelola hubungan dengan tamu, menawarkan promo secara langsung, dan membangun pelanggan yang melakukan pemesanan berulang.

Mengapa Hotel Perlu Meningkatkan Direct Booking?

Mengandalkan OTA memang dapat membantu hotel menjangkau lebih banyak calon tamu. Namun, hotel juga perlu memiliki strategi agar tidak sepenuhnya bergantung pada platform tersebut.

Berikut beberapa alasan mengapa direct booking perlu dikembangkan.

1. Mengurangi Ketergantungan pada OTA

OTA memberikan kemudahan bagi hotel untuk memasarkan kamar kepada calon tamu. Namun, setiap platform memiliki ketentuan dan biaya distribusi masing-masing.

Dengan meningkatkan pemesanan langsung, hotel memiliki alternatif saluran penjualan yang dapat dikelola sendiri.

Hal ini membantu hotel membangun keseimbangan antara reservasi dari OTA dan reservasi langsung.

2. Membangun Hubungan Langsung dengan Tamu

Ketika tamu melakukan pemesanan melalui kanal resmi hotel, komunikasi dapat dilakukan secara langsung.

Hotel dapat memberikan informasi mengenai fasilitas, promo, kebijakan reservasi, hingga penawaran khusus untuk kunjungan berikutnya.

Hubungan langsung seperti ini dapat membantu hotel membangun loyalitas pelanggan.

3. Memiliki Fleksibilitas dalam Membuat Promo

Hotel dapat merancang penawaran khusus sesuai kebutuhan bisnis, misalnya promo akhir pekan, diskon pemesanan langsung, atau harga khusus untuk tamu yang pernah menginap.

Program tersebut dapat disesuaikan dengan target pasar dan periode penjualan tanpa harus selalu mengikuti program promosi dari OTA.

4. Mendorong Pemesanan Berulang

Tamu yang mendapatkan pengalaman menginap menyenangkan berpotensi kembali ke hotel yang sama.

Hotel dapat memanfaatkan kesempatan tersebut dengan menawarkan kode voucher khusus atau diskon member untuk kunjungan berikutnya.

Dengan demikian, hotel tidak hanya berfokus mencari tamu baru, tetapi juga mempertahankan pelanggan yang sudah pernah menginap.

Strategi Promo Kode Voucher untuk Meningkatkan Direct Booking

Kode voucher merupakan kombinasi huruf, angka, atau karakter tertentu yang dapat digunakan tamu untuk mendapatkan potongan harga atau keuntungan khusus saat melakukan pemesanan.

Strategi ini cukup fleksibel karena hotel dapat membuat kode promo berdasarkan periode, target pelanggan, maupun tujuan pemasaran.

Berikut beberapa strategi yang dapat diterapkan.

1. Berikan Kode Voucher Khusus Pemesanan Melalui Website

Salah satu cara sederhana untuk meningkatkan direct booking adalah memberikan kode voucher khusus bagi tamu yang memesan melalui website resmi hotel.

Contohnya:

Hotel menawarkan kode promo DIRECT10 untuk mendapatkan diskon 10% dari harga kamar tertentu.

Ketika calon tamu membuka website hotel, mereka dapat melihat penawaran tersebut dan memasukkan kode voucher saat melakukan pemesanan.

Strategi ini memberikan alasan tambahan bagi calon tamu untuk memilih website resmi hotel dibandingkan platform lain.

Agar lebih efektif, hotel dapat menampilkan informasi promo di halaman utama website, halaman pemesanan, atau media sosial resmi.

2. Buat Promo Berdasarkan Periode Tertentu

Kode voucher juga dapat digunakan untuk meningkatkan pemesanan pada periode tertentu, terutama ketika tingkat hunian kamar sedang rendah.

Misalnya:

• WEEKDAY15 untuk diskon 15% pada hari kerja.
• WEEKEND10 untuk diskon 10% pada akhir pekan.
• EARLYBOOK untuk promo pemesanan lebih awal.
• HOLIDAY20 untuk penawaran khusus periode liburan.

Dengan membedakan kode voucher, hotel dapat mengetahui jenis promo yang digunakan oleh tamu dan mengevaluasi program pemasaran yang berjalan.

Namun, hotel perlu menentukan periode penggunaan, tanggal menginap, dan tipe kamar yang memenuhi syarat agar promo tidak digunakan di luar tujuan awal.

3. Berikan Voucher untuk Tamu yang Pernah Menginap

Jangan hanya memberikan promo kepada calon tamu baru. Hotel juga dapat menawarkan kode voucher khusus bagi pelanggan yang pernah menginap.

Misalnya, setelah tamu selesai check-out, hotel mengirimkan pesan berisi ucapan terima kasih sekaligus kode voucher untuk pemesanan berikutnya melalui website resmi.

Contohnya:

THANKYOU10 memberikan diskon 10% untuk reservasi berikutnya dengan masa berlaku 60 hari.

Strategi ini dapat membantu hotel mendorong tamu melakukan pemesanan ulang atau repeat booking.

4. Gunakan Voucher untuk Momen Khusus

Hotel dapat membuat kode voucher untuk momen tertentu, seperti ulang tahun, hari jadi pernikahan, hari besar, atau perayaan khusus lainnya.

Misalnya, hotel memberikan voucher ulang tahun kepada tamu yang terdaftar dalam program pelanggan.

Selain memberikan potongan harga, hotel juga dapat menawarkan keuntungan tambahan seperti sarapan gratis, dekorasi kamar sederhana, atau fasilitas lainnya sesuai kebijakan hotel.

Penawaran seperti ini dapat memberikan pengalaman yang lebih personal dan meningkatkan ketertarikan tamu untuk kembali menginap.

5. Buat Kode Voucher dengan Masa Berlaku Terbatas

Kode voucher yang memiliki batas waktu dapat mendorong calon tamu untuk segera melakukan pemesanan.

Contohnya, hotel memberikan kode FLASH15 yang hanya berlaku selama tiga hari.

Namun, masa berlaku promo harus disesuaikan dengan kebutuhan penjualan dan kapasitas kamar. Jangan sampai hotel memberikan diskon besar ketika permintaan kamar sedang tinggi dan kamar berpotensi terjual dengan harga normal.

Strategi Diskon Member untuk Meningkatkan Loyalitas Tamu

Selain kode voucher, hotel juga dapat menggunakan program membership atau keanggotaan untuk mempertahankan pelanggan.

Program member memberikan keuntungan khusus kepada tamu yang terdaftar sebagai anggota hotel. Keuntungan tersebut dapat berupa diskon kamar, penawaran eksklusif, atau fasilitas tambahan.

Berikut beberapa strategi yang dapat diterapkan.

1. Berikan Harga Khusus untuk Member

Hotel dapat menawarkan harga kamar yang berbeda bagi tamu yang sudah terdaftar sebagai member.

Contohnya:

Harga normal kamar Superior adalah Rp600.000 per malam. Sementara itu, member mendapatkan harga khusus Rp540.000 per malam.

Dengan adanya perbedaan harga tersebut, tamu memiliki alasan untuk mendaftar sebagai anggota dan melakukan pemesanan melalui kanal resmi hotel.

Namun, pastikan harga khusus member tetap memperhitungkan biaya operasional dan target keuntungan hotel.

2. Buat Tingkatan Membership

Agar program member lebih menarik, hotel dapat membuat beberapa tingkatan keanggotaan berdasarkan frekuensi menginap atau total transaksi pelanggan.

Contohnya:

Contoh tingkatan tersebut dapat disesuaikan dengan karakteristik hotel.

Dengan sistem tingkatan, tamu memiliki motivasi untuk terus menggunakan layanan hotel agar mendapatkan keuntungan yang lebih besar.

3. Berikan Keuntungan Selain Potongan Harga

Program membership tidak harus selalu memberikan diskon kamar.

Hotel juga dapat menawarkan keuntungan tambahan yang memberikan nilai lebih bagi tamu, seperti:

• Gratis welcome drink.
• Potongan harga makanan dan minuman.
• Prioritas permintaan early check-in atau late check-out sesuai ketersediaan.
• Penawaran khusus untuk periode tertentu.
• Promo tambahan untuk pemesanan berikutnya.

Keuntungan seperti ini dapat membantu hotel membangun hubungan dengan pelanggan tanpa harus terus-menerus menurunkan harga kamar.

4. Berikan Promo Khusus untuk Member yang Aktif

Hotel dapat memberikan penawaran khusus kepada member yang sudah beberapa kali melakukan pemesanan.

Misalnya, tamu yang sudah menginap sebanyak tiga kali mendapatkan voucher diskon untuk reservasi berikutnya.

Selain itu, hotel dapat mengirimkan informasi promo ketika member mendekati ulang tahun atau pada periode tertentu.

Strategi ini membantu hotel menjaga komunikasi dengan pelanggan dan mendorong mereka untuk kembali menginap.

5. Permudah Proses Pendaftaran Member

Program membership yang menarik tetap membutuhkan proses pendaftaran yang mudah.

Jika calon pelanggan harus mengisi terlalu banyak informasi, mereka mungkin merasa enggan untuk mendaftar.

Sebaiknya, hotel hanya meminta informasi yang benar-benar diperlukan, seperti nama, nomor telepon, dan alamat email jika dibutuhkan.

Pastikan juga hotel menjelaskan bagaimana data pelanggan digunakan dan melindunginya sesuai ketentuan privasi yang berlaku.

Perbedaan Kode Voucher dan Diskon Member

Meskipun sama-sama digunakan untuk memberikan keuntungan kepada tamu, kode voucher dan diskon member memiliki fungsi yang berbeda.

Hotel dapat menggabungkan kedua strategi tersebut. Misalnya, member mendapatkan diskon khusus dan juga memperoleh kode voucher tambahan untuk periode tertentu.

Namun, hotel perlu mengatur apakah kedua promo dapat digunakan secara bersamaan agar potongan harga tidak melebihi batas yang sudah ditentukan.

Hal yang Harus Diperhatikan Sebelum Membuat Promo Hotel

Memberikan diskon memang dapat menarik perhatian calon tamu. Akan tetapi, promo yang tidak direncanakan dengan baik justru dapat mengurangi keuntungan hotel.

Sebelum menjalankan program voucher dan membership, perhatikan beberapa hal berikut.

1. Tentukan tujuan promo

Pastikan hotel mengetahui tujuan dari setiap program, apakah untuk meningkatkan direct booking, mengisi kamar pada hari kerja, mendapatkan pelanggan baru, atau mendorong repeat booking.

2. Hitung keuntungan setelah diskon

Perhitungkan harga kamar, biaya operasional, biaya pembayaran, dan keuntungan yang ingin diperoleh. Jangan hanya berfokus pada jumlah reservasi yang masuk.

3. Tentukan syarat dan ketentuan

Setiap promo sebaiknya memiliki aturan yang jelas, seperti periode berlaku, tipe kamar, tanggal menginap, batas penggunaan, dan ketentuan pembatalan.

4. Hindari penggunaan promo yang berlebihan

Jika terlalu sering memberikan diskon, tamu bisa terbiasa menunggu promo sebelum melakukan pemesanan. Hal ini dapat membuat penjualan dengan harga normal menjadi lebih sulit.

5. Evaluasi hasil setiap program

Periksa berapa banyak reservasi yang menggunakan voucher, jumlah pelanggan baru, pemesanan ulang, dan pendapatan yang dihasilkan. Dengan begitu, hotel dapat mengetahui promo mana yang benar-benar memberikan hasil.

Bagaimana Booking Engine Membantu Menjalankan Promo Direct Booking?

Strategi kode voucher dan diskon member akan lebih mudah diterapkan jika hotel memiliki website resmi yang dilengkapi booking engine.

Booking engine adalah fitur pemesanan kamar yang memungkinkan calon tamu melihat ketersediaan kamar, memilih tanggal menginap, menentukan tipe kamar, dan melakukan reservasi langsung melalui website hotel.

Jika booking engine mendukung fitur promo, hotel dapat menggunakannya untuk menjalankan strategi direct booking.

Beberapa manfaat yang bisa diperoleh antara lain:

1. Penggunaan kode voucher: Calon tamu dapat memasukkan kode promo saat melakukan pemesanan sesuai ketentuan yang ditetapkan.
2. Penawaran harga khusus: Hotel dapat menampilkan tarif atau penawaran khusus sesuai fitur yang tersedia.
3. Proses reservasi lebih praktis: Tamu dapat melakukan pemesanan tanpa harus selalu menghubungi bagian reservasi.
4. Pencatatan reservasi: Data pemesanan dapat diteruskan ke sistem hotel jika booking engine terintegrasi dengan PMS.
5. Pengelolaan penjualan langsung: Hotel memiliki kanal penjualan resmi yang dapat dikembangkan melalui promosi website dan media sosial.

Perlu diingat bahwa fitur kode voucher, membership, dan pengaturan diskon bergantung pada kemampuan booking engine yang digunakan. Hotel perlu memastikan fitur tersebut tersedia dan sesuai dengan kebutuhan program promosi.

Peran PMS dalam Mengelola Reservasi Direct Booking

Ketika hotel mulai mendapatkan lebih banyak reservasi langsung, pengelolaan data pemesanan juga perlu diperhatikan.

Tanpa pencatatan yang teratur, staf dapat mengalami kesulitan memeriksa reservasi, status pembayaran, tanggal menginap, hingga informasi tamu.

Di sinilah Property Management System (PMS) memiliki peran penting.

PMS membantu hotel mengelola reservasi dan aktivitas operasional Front Office dalam satu sistem. Jika terintegrasi dengan booking engine, reservasi yang dilakukan melalui website dapat masuk ke PMS secara otomatis sesuai konfigurasi integrasi.

Dengan begitu, staf tidak perlu selalu memasukkan ulang data reservasi secara manual.

Pengelolaan yang terintegrasi membantu hotel menjaga informasi pemesanan agar lebih terorganisasi dan memudahkan proses operasional ketika tamu datang untuk check-in.

Tingkatkan Direct Booking dengan Solusi HOTELMU.ID

Meningkatkan pemesanan langsung membutuhkan strategi pemasaran dan dukungan sistem yang tepat.

Hotel tidak cukup hanya membuat promo menarik. Hotel juga perlu menyediakan saluran pemesanan yang mudah digunakan agar calon tamu dapat melakukan reservasi dengan praktis.

HOTELMU.ID menyediakan solusi PMS dan website booking engine yang membantu hotel mengelola reservasi serta mengembangkan saluran pemesanan langsung.

Dengan integrasi booking engine dan PMS, reservasi yang masuk melalui website dapat diteruskan ke sistem hotel sehingga pengelolaan data pemesanan menjadi lebih praktis.

Hotel juga dapat memanfaatkan website resmi sebagai media untuk menampilkan informasi kamar, harga, dan penawaran yang sedang berlaku sesuai fitur yang tersedia.

Jika hotel ingin mengembangkan pengelolaan reservasi dan operasional secara lebih terintegrasi, HOTELMU.ID menyediakan demo gratis dan masa trial selama 14 hari untuk mengenal sistemnya lebih lanjut.

Kesimpulan

Kode voucher dan diskon member merupakan dua strategi yang dapat digunakan hotel untuk meningkatkan pemesanan langsung atau direct booking.

Kode voucher dapat menarik calon tamu melalui penawaran khusus, sedangkan diskon member membantu membangun loyalitas dan mendorong pelanggan melakukan pemesanan berulang.

Agar hasilnya optimal, hotel perlu menentukan tujuan promo, menghitung keuntungan, membuat syarat dan ketentuan yang jelas, serta mengevaluasi hasil setiap program.

Selain strategi pemasaran, hotel juga perlu didukung website booking engine dan PMS agar proses reservasi dapat dikelola dengan lebih praktis.

Dengan kombinasi promo yang tepat dan sistem yang mendukung, hotel dapat mengembangkan direct booking, membangun hubungan jangka panjang dengan tamu, dan mengurangi ketergantungan pada OTA.