Dalam bisnis perhotelan, mengelola ketersediaan kamar merupakan salah satu hal penting yang harus diperhatikan. Hotel perlu memastikan jumlah kamar yang tersedia selalu sesuai dengan kondisi sebenarnya, terutama ketika kamar dijual melalui berbagai Online Travel Agent (OTA) seperti Traveloka, Agoda, Booking.com, dan platform pemesanan lainnya.

Namun, pernahkah Anda mengalami kondisi ketika kamar di satu OTA sudah habis, sementara di OTA lain kamar tersebut masih terlihat tersedia? Padahal, hotel sebenarnya masih memiliki kamar kosong.

Kondisi seperti ini bisa terjadi ketika hotel membagi jumlah kamar yang tersedia ke masing-masing saluran penjualan secara terpisah. Akibatnya, sebagian kamar mungkin tidak terjual secara optimal.

Salah satu cara untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan menerapkan Pooling Inventory.

Lalu, apa sebenarnya Pooling Inventory dan bagaimana teknik ini dapat membantu meningkatkan penjualan kamar hotel? Simak penjelasannya berikut ini.

Apa Itu Pooling Inventory?

Pooling Inventory adalah metode pengelolaan stok kamar dengan menggabungkan ketersediaan kamar ke dalam satu persediaan utama yang dapat digunakan bersama oleh beberapa saluran penjualan.

Dengan metode ini, hotel tidak perlu membagi jatah kamar secara terpisah untuk setiap OTA. Seluruh saluran penjualan dapat mengambil ketersediaan dari satu sumber inventori yang sama.

Sebagai contoh, sebuah hotel memiliki 20 kamar dengan tipe Deluxe. Kamar tersebut dijual melalui tiga OTA, yaitu Traveloka, Agoda, dan Booking.com.

Jika menggunakan metode pembagian inventori, hotel mungkin memberikan jatah masing-masing 5 kamar untuk setiap OTA, sementara sisanya disimpan untuk penjualan langsung.

Berbeda dengan Pooling Inventory, seluruh saluran penjualan menggunakan stok kamar yang sama. Artinya, selama kamar masih tersedia, kamar tersebut tetap berpotensi terjual melalui saluran mana pun.

Dengan begitu, hotel dapat mengoptimalkan peluang penjualan tanpa harus mengalokasikan kamar secara kaku ke masing-masing OTA.

Bagaimana Cara Kerja Pooling Inventory?

Untuk memahami cara kerjanya, mari gunakan contoh sederhana.

Misalnya, sebuah hotel memiliki 20 kamar Deluxe yang dijual melalui beberapa saluran berikut:

• Traveloka
• Agoda
• Booking.com
• Website resmi hotel
• Reservasi langsung (Walk-in)

Dengan sistem Pooling Inventory, seluruh kamar tersebut dikelola dalam satu inventori utama.

Setiap kali ada reservasi yang masuk dari salah satu saluran penjualan, jumlah kamar tersedia akan berkurang secara otomatis pada inventori utama.

Selanjutnya, sistem akan memperbarui ketersediaan kamar ke saluran penjualan lainnya melalui integrasi Channel Manager.

Contoh perhitungannya:

Hotel memiliki 20 kamar Deluxe.

• Traveloka mendapatkan 3 reservasi.
• Agoda mendapatkan 2 reservasi.
• Booking.com mendapatkan 4 reservasi.
• Reservasi langsung mendapatkan 1 reservasi.

Total kamar yang sudah terjual adalah 10 kamar.

Dengan demikian, sisa kamar yang tersedia adalah:

20 - 10 = 10 kamar.

Sisa 10 kamar tersebut tetap dapat dijual melalui seluruh saluran yang terhubung, selama belum ada reservasi baru yang mengurangi ketersediaannya.

Inilah yang membuat Pooling Inventory lebih fleksibel dalam mendistribusikan kamar ke berbagai saluran penjualan.

Perbedaan Pooling Inventory dan Pembagian Inventori

Kedua metode ini memiliki cara kerja yang berbeda dalam mengelola ketersediaan kamar hotel.

Berikut perbedaannya:

Sebagai gambaran, ketika hotel menggunakan pembagian inventori, Agoda mungkin hanya mendapatkan jatah 5 kamar. Jika kelima kamar tersebut sudah terjual, Agoda tidak dapat menerima reservasi tambahan meskipun hotel masih memiliki kamar kosong yang dialokasikan untuk saluran lain.

Sementara itu, dengan Pooling Inventory, Agoda tetap dapat menerima reservasi selama stok bersama masih tersedia.

Mengapa Pooling Inventory Penting untuk Penjualan Kamar Hotel?

Penerapan Pooling Inventory memberikan beberapa keuntungan bagi hotel, terutama dalam mengoptimalkan distribusi kamar melalui berbagai saluran penjualan.

Berikut beberapa manfaatnya:

1. Memaksimalkan Peluang Penjualan Kamar

Salah satu keuntungan terbesar Pooling Inventory adalah membantu hotel memanfaatkan seluruh ketersediaan kamar secara lebih optimal.

Hotel tidak perlu khawatir kamar yang dialokasikan untuk satu OTA tidak terjual, sementara OTA lainnya sudah kehabisan jatah kamar.

Selama stok utama masih tersedia, peluang penjualan tetap terbuka melalui berbagai saluran.

2. Mengurangi Risiko Kamar Kosong yang Tidak Terjual

Pembagian inventori yang kurang tepat dapat menyebabkan sebagian kamar tidak terjual karena jatah pada saluran tertentu sudah habis.

Padahal, permintaan pemesanan mungkin masih tinggi di OTA lainnya.

Dengan Pooling Inventory, ketersediaan kamar dapat dimanfaatkan bersama sehingga potensi kamar kosong akibat pembagian stok yang tidak merata dapat dikurangi.

3. Mempermudah Pengelolaan Ketersediaan Kamar

Hotel tidak perlu melakukan pengaturan jatah kamar secara terpisah untuk setiap OTA.

Cukup mengelola satu sumber inventori utama, kemudian sistem akan mendistribusikan informasi ketersediaan tersebut ke berbagai saluran penjualan yang terhubung.

Hal ini tentu dapat membantu pekerjaan staf reservasi menjadi lebih praktis dan efisien.

4. Memaksimalkan Distribusi Kamar Melalui OTA

Setiap OTA memiliki karakteristik dan jumlah pengguna yang berbeda. Ada kalanya permintaan pemesanan di Traveloka lebih tinggi dibandingkan Agoda, atau justru sebaliknya.

Dengan Pooling Inventory, hotel memiliki fleksibilitas untuk menerima pemesanan dari saluran mana pun tanpa terhambat oleh pembagian jatah kamar yang terlalu kaku.

5. Membantu Meningkatkan Pendapatan Hotel

Semakin banyak peluang kamar terjual, semakin besar pula kesempatan hotel memperoleh pendapatan.

Pooling Inventory membantu hotel mengoptimalkan distribusi kamar sehingga tidak terlalu banyak stok yang tertahan di satu saluran penjualan.

Meskipun demikian, peningkatan pendapatan tetap dipengaruhi oleh faktor lain seperti harga kamar, tingkat permintaan, strategi promosi, dan kualitas layanan hotel.

Apa Hubungan Pooling Inventory dengan Channel Manager?

Pooling Inventory sangat berkaitan dengan penggunaan Channel Manager, terutama bagi hotel yang menjual kamar melalui banyak OTA.

Channel Manager merupakan sistem yang membantu hotel mengelola harga dan ketersediaan kamar dari satu tempat, kemudian mendistribusikan informasi tersebut ke berbagai platform pemesanan yang terintegrasi.

Ketika menggunakan sistem Channel Manager dengan konsep inventori bersama, hotel cukup memperbarui jumlah kamar tersedia pada sistem utama.

Sebagai contoh, ketika hotel menerima reservasi melalui Agoda, jumlah kamar tersedia akan diperbarui pada sistem utama. Selanjutnya, Channel Manager akan mengirimkan pembaruan inventori ke Traveloka, Booking.com, dan saluran lainnya.

Dengan proses tersebut, hotel tidak perlu memperbarui ketersediaan kamar satu per satu secara manual.

Integrasi ini juga membantu mengurangi risiko perbedaan informasi stok antara sistem hotel dan OTA.

Namun, perlu diperhatikan bahwa pembaruan inventori tetap bergantung pada keberhasilan komunikasi antara PMS, Channel Manager, dan masing-masing OTA. Keterlambatan sinkronisasi masih dapat terjadi dan berpotensi menimbulkan overbooking jika tidak ditangani dengan baik.

Apakah Pooling Inventory Bisa Mencegah Overbooking?

Pooling Inventory dapat membantu mengurangi risiko overbooking karena seluruh saluran penjualan menggunakan sumber inventori yang sama.

Ketika ada reservasi baru, sistem akan mengurangi ketersediaan kamar dan mendistribusikan pembaruan tersebut ke saluran penjualan lainnya.

Namun, bukan berarti Pooling Inventory dapat menghilangkan risiko overbooking sepenuhnya.

Overbooking masih mungkin terjadi apabila terdapat keterlambatan pembaruan inventori, gangguan koneksi API, reservasi yang belum tersinkronisasi, atau transaksi yang masuk secara bersamaan dari beberapa saluran.

Oleh karena itu, hotel tetap perlu menggunakan Channel Manager yang terintegrasi dengan baik, memantau status sinkronisasi, dan memastikan seluruh reservasi tercatat dengan benar di sistem utama.

Kesimpulan

Pooling Inventory merupakan salah satu metode pengelolaan stok kamar yang membantu hotel mengoptimalkan penjualan melalui berbagai saluran distribusi.

Dengan menggabungkan ketersediaan kamar ke dalam satu inventori utama, hotel dapat mengurangi risiko kamar tidak terjual akibat pembagian alokasi yang kurang tepat, mempermudah pengelolaan stok, serta membuka peluang penjualan yang lebih luas melalui berbagai OTA.

Untuk mendukung penerapannya, hotel dapat memanfaatkan sistem Property Management System (PMS) dan Channel Manager yang saling terintegrasi.
HotelMu hadir sebagai penyedia sistem PMS dan Channel Manager yang membantu hotel mengelola operasional serta distribusi kamar melalui satu sistem terpusat.Dengan pengelolaan inventori yang lebih terpusat dan terorganisir, hotel dapat mengelola ketersediaan kamar secara lebih efisien sekaligus memaksimalkan potensi pendapatan dari setiap kamar yang dimiliki.