Cara Memaksimalkan Property Management System untuk Efisiensi Operasional Hotel

• Date- Senin, 11 November 2024 10:00 WIB
• Author- Ahmad Syarifudin
• 73 Views

Property Management System adalah aplikasi yang dapat digunakan untuk membantu semua operasional hotel lebih efektif dan efisien, mulai dari departemen resepsionis, housekeeping, hingga bagian keuangan. Dalam industri perhotelan sekarang ini, sebuah hotel bisa dikatakan ketinggalan jika belum menggunakan Software Property Management System. Namun, tidak sedikit manajemen hotel yang baru berkecimpung dalam dunia perhotelan, belum bisa memaksimalkan property management system. Maka, pda artikel ini kami akan membahas secara lengkap dan jelas, cara memaksimalkan property management sysrem untuk efisiensi operasional hotel.

Pentingnya Property Management System dalam Operasional Hotel

PMS menjadi bagian penting dalam operasional hotel, karena memiliki fungsi mencakup hampir seluruh aspek manajemen hotel. Berikut ini beberapa fungsi utama dari property management system:

1. Manajemen Front Office

Fungsi yang paling utama dalam Property management system ialah manajemen di front office. Di mana, PMS dapat memudahkan proses pencatatan reservasi tamu, check-in, pembayaran, checkout, hingga laporan Front Office.

2. Manajemen Housekeeping

Fungsi kedua yang tidak kalah penting ialah manajemen Housekeeping. PMS dapat memudahkan dalam mengelola inventori kamar dan menyajikan laporan status setiap kamar yang ada di hotel. Selain mengelola inventori kamar, pada fitur Housekeeping juga terdapat fitur-fitur tambahan seperti pencatatan Lost and Found untuk mencatat data kehilangan barang-barang tamu.

3. Manajemen Resto dan Stok

PMS juga mencakup membantu manajemen resto dalam mencatat penjualan hingga pencatatan stok. Dalam hal ini, modul ini dinamakan dengan Point Of Sales (POS) Resto yang sudah terintegrasi dengan sistem Front Office dan Manajemen Keuangan Hotel.

4. Manajemen Keuangan

Setiap transaksi yang diinput melalui Fornt Office, Housekeeping ataupun Resto Hotel akan terupdate di laporan keuangan hotel. Modul Keuangan hotel biasanya mencakup semua laporan penjualan, proses audit, proses jurnal hingga menyajikan laporan keuangan yang dibutuhkan seperti Neraca Saldo, Profit and Lost, Arus Kas, Laporan Biaya dan Laporan Perubahan Modal.

Cara Memaksimalkan Property Management System

Agar manajemen hotel dapat memaksimalkan software property management system dalam meningkatkan efisiensi operasional hotel, berikut ini ada beberapa tips yang dapat diimplementasikan:

1. Integrasi dengan sistem Channel Manager

Untuk memaksimalkan efisiensi operasional hotel, property management system harus diintegrasikan dengan sistem channel manager, agar setiap reservasi online travel agency masuk secara otomatis ke sistem Front Office dan sekaligus meminimalisir overbooking yang biasa terjadi di hotel.

2. Integrasi dengan sistem Kunci Kamar

selain integrasi dengan channel manager system, untuk memaksimalkan efisiensi oeprasional perlu adanya integrasi dengan sistem kunci. Agar Front Office tidak perlu bekerja dua kali dan keamanan hotel lebih tinggi.

3. Integrasi Whatsapp

Integrasi Whatsapp ini membantu untuk meningkatkan pengalaman yang baik terhadap tamu. Saat tamu check-in, PMS otomatis mengirim ucapan selamat datang yang memberikan kesan profesional dan pelayanan yang ramah terhadap tamu. Kemudian, saat tamu checkout, PMS juga otomatis mengirim pesan whatsapp dengan ucapan terimakasih kepada tamu. Hal ini memang seperti sepele, namun akan memberikan pengalaman menarik dan memungkinkan tamu akan kembali menginap di hotel anda.

4. Integrasi Booking Engine

Integrasi booking engine juga diperlukan jika hotel ingin memaksimalkan pendapatan hotel melalui direct booking.

5. Pemantauan Kinerja Operasional melalui Dashboard

Sebuah sistem yang baik, tentunya memberikan kemudahan untuk penggunanya. Dalam hal ini, biasanya pemilik hotel yang tidak selalu berada di hotel, membutuhkan sistem yang bisa dipantau darimana saja terkait kinerja operasional hotelnya. Seperti PMS dari HOTELMU.ID memberikan kemudahan kepada pemilik hotel untuk memantai kinerja hotel darimana saja dan kapan saja melalui HOTELMU PRO.

6. Pelatihan Staff Hotel secara Berkala

Untuk memaksimalkan property management system dalam efisiensi operasional hotel, manajemen hotel harus sering mengadakan pelatihan staff hotel secara berkala. Agar setiap fitur yang ada dapat dimaksimalkan sesuai fungsinya.

Kesimpulan

Jadi kesimulannya, untuk memaksimalkan property management system dalam efisiensi operasional hotel, manajemen hotel perlu mempertimbangkan dalam memilih penyedia sistem hotel dan perlu adanya integrasi dengan sistem channel manager, integrasi sistem kunci, integrasi whatsapp, integrasi booking engine, sistem dapat dipantau darimana saja oleh pemilik hotel dan diperlukan adanya pelatihan staff hotel secara berkala. Tentunya, dalam hal ini property management system memiliki peran penting dalam efisiensi operasional hotel.