Aging Report: Membaca Indikator Kinerja Keuangan dari Utang Piutang Hotel

• Date- Jum'at, 08 November 2024 16:00 WIB
• Author- Ahmad Syarifudin
• 75 Views

Aging report merupakan salah satu laporan penting dalam mengelola keuangan suatu perusahaan, terutama untuk memantau kondisi hutang dan piutang. Dalam perhotelan, Aging Report membantu hotel untuk mengidentifikasi hutang piutang yang belum tertagihkan berdasarkan usia atau jangka waktu tertentu. Dengan menggunakan aging report secara efektif dapat membantu hotel mengelola arus kas, mengevaluasi kesehatan finansial, dan mengurangi risiko piutang macet.

Apa Itu Aging Report?

Aging report adalah laporan keuangan yang menyajikan data tentang tagihan pelanggan yang belum dilunasi. Dalam perhotelan, biasanya terdapat beberapa sumber piutang, seperti piutang OTA (Online Travel Agent), piutang tamu personal, piutang staf, dan lainnya. Dalam laporan ini, piutang diklasifikasikan berdasarkan waktu keterlambatan pembayaran, misalnya 0-15 hari, 16-30 hari, 31-60 hari, 61-90 hari, dan lebih dari 90 hari. Laporan ini tidak hanya digunakan untuk menilai kecepatan pembayaran pelanggan, tetapi juga untuk memberikan gambaran tentang kesehatan arus kas di sebuah perusahaan.

Tujuan Aging Report di Hotel

• Memonitor Pembayaran: Memastikan bahwa setiap piutang tertagih sesuai dengan waktu yang diharapkan, terutama dari mitra hotel seperti Online Travel Agent dan Corporate..


• Meningkatkan Pengelolaan Kas: Dengan mengetahui waktu penerimaan piutang, perusahaan bisa mengelola arus kas lebih efektif.


• Mencegah Risiko Piutang Macet: Semakin lama pembayaran tertunda, semakin besar risiko piutang tak tertagih, yang akhirnya mengurangi pendapatan perusahaan.


• Evaluasi Pelanggan: Aging report dapat membantu manajemen hotel mengevaluasi mitra yang sering menunggak.

Komponen Aging Report

Setiap aging report di bisnis perhotelan biasanya memiliki beberapa komponen penting sebagai berikut:

1. Tanggal Faktur: Tanggal diterbitkannya faktur atau invoice kepada tamu ataupun mitra hotel.


2. Nomor Folio : Informasi Folio tamu yang menginap.


3. Nama Tamu : Nama Tamu yang menginap yang dipiutangkan.


4. Nama Mitra : Nama Mitra atau perusahaan ataupun tamu yang menjadi penanggung jawab atas tagihan.


5. Jumlah Tagihan: Nilai piutang yang tertunggak, baik total maupun per transaksi.


6. Kategori Usia Piutang: Klasifikasi piutang berdasarkan usia, seperti 0-15 hari, 16-30 hari, 31-60 hari, dan seterusnya.

Mengapa Aging Report Penting untuk Kinerja Keuangan di Hotel?

Aging report adalah indikator penting yang menggambarkan kinerja finansial, terutama dalam hal likuiditas dan arus kas. Beberapa alasan mengapa aging report sangat penting dalam keberlanjutan perusahaan adalah:

1. Mempertahankan Likuiditas Dengan aging report, perusahaan dapat memastikan bahwa arus kas masuk berjalan lancar. Jika banyak piutang yang jatuh tempo melewati 60 hari atau lebih, ini mengindikasikan masalah potensial dalam arus kas yang dapat mengganggu operasional hotel sehari-hari.


2. Menurunkan Risiko Kerugian Semakin lama piutang tertunda, semakin besar risiko piutang tersebut tidak akan tertagih. Aging report membantu mengidentifikasi piutang yang berisiko tinggi, sehingga hotel bisa melakukan upaya penagihan lebih awal untuk mengurangi risiko kerugian.


3. Perencanaan Keuangan yang Lebih Baik Dengan memetakan waktu pembayaran tamu atau mitra, hotel bisa melakukan perencanaan keuangan yang lebih baik. Informasi ini sangat berguna dalam merencanakan kebutuhan dana atau investasi perusahaan di masa mendatang.

Cara Membaca dan Menginterpretasi Aging Report

Agar aging report efektif, penting untuk memahaminya dengan benar. Berikut cara membaca dan menginterpretasi aging report:

1. Perhatikan Isua Piutang Periksa bagian kategori usia piutang untuk melihat proporsi terbesar dari piutang tertunda. Semakin banyak piutang yang masuk ke kategori lebih dari 60 hari, semakin besar kemungkinan masalah dalam manajemen piutang.


2. Identifikasi Tamu atau Mitra yang Bermasalah Tamu atau Mitra yang seringkali menunggak pembayaran dapat berdampak negatif pada arus kas hotel. Identifikasi tamu ataupun mitra ini dan pertimbangkan untuk menyesuaikan syarat pembayaran atau memberikan tindakan lanjutan.


3. Analisis Tren Periksa aging report secara berkala untuk memahami tren piutang tamu. Jika jumlah piutang di kategori tertunda cenderung meningkat, ini bisa menjadi tanda bahwa hotel perlu memperketat kebijakan pembayaran untuk tamu dan mitranya.


4. Tindak Lanjut Berdasarkan Kategori Usia Piutang Untuk kategori piutang yang berada di rentang 0-30 hari, biasanya belum diperlukan tindakan khusus. Namun, untuk piutang yang berada di atas 60 hari, hotel sebaiknya memberikan perhatian ekstra, baik berupa pengingat pembayaran maupun tindakan hukum jika memang diperlukan.

Strategi Memaksimalkan Penggunaan Aging Report

Berikut beberapa strategi yang dapat dilakukan manajemen hotel untuk memaksimalkan manfaat aging report dalam operasional hotel:

1. Pemberian Pengingat Otomatis Hotel dapat mengirimkan pengingat otomatis kepada tamu dan mitranya yang sudah mendekati tenggat waktu pembayaran. Hal ini mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.


2. Mengoptimalkan Sumber Daya Penagihan Fokuskan upaya penagihan pada piutang yang sudah berada di kategori 60 hari ke atas. Ini adalah piutang dengan risiko tertinggi yang harus ditagih secara prioritas.


3. Membangun Hubungan yang Baik dengan Tamu dan Mitra Terkadang, keterlambatan pembayaran disebabkan oleh faktor eksternal. Dengan membangun komunikasi yang baik, hotel dapat mengetahui alasan keterlambatan dan menemukan solusi yang menguntungkan kedua belah pihak.

Kesimpulan

Aging report adalah alat yang sangat berguna dalam membaca indikator kinerja keuangan perusahaan dari sisi utang piutang, terutama dalam bisnis perhotelan. Karena biasanya dalam bisnis hotel akan muncul banyak piutang, terutama dari mitra Online Travel Agent ataupun Travel Agent biasa. Dengan menggunakan sistem aging report, hotel dapat mengidentifikasi masalah piutang sejak dini, merencanakan arus kas, dan mengoptimalkan kebijakan pembayaran kepada tamu dan semua mitra. Selain itu, memahami aging report juga membantu dalam mengambil tindakan proaktif untuk mengurangi risiko piutang macet yang dapat berdampak negatif pada kondisi keuangan hotel.

Bagaimana cara mengelola hutang piutang hotel dengan mudah, cepat dan akurat? Tentunya dengan bantuan teknologi, laporan akan lebih mudah tersajikan dengan cepat dan akurat. Dalam perhotelan, penting untuk menggunakan bantuan software PMS Hotel, agar semua kebutuhan manajemen hotel, khususnya laporan keuangan tersajikan dengan mudah, cepat dan akurat tanpa kesalahan. HOTELMU adalah software hotel lokal Bandung, Indonesia, yang menawarkan berbagai solusi hotel, mulai dari PMS Hotel, Channel Manager hingga Website dan Booking Engine Hotel. Jika sedang mencari software hotel, jangan ragu untuk mencoba HOTELMU. COBA GRATIS selama 14 hari sekarang juga untuk mendapatkan pengalaman software hotel yang mudah digunakan dan lengkap!