Reservation card atau kartu reservasi merupakan salah satu bagian penting dalam operasional hotel. Formulir Kartu Reservasi digunakan untuk mendokumentasikan detail pemesanan tamu, sehingga pihak hotel dapat mengelola informasi tamu dengan tepat dan efisien. Memastikan formulir reservation card diisi dengan benar dan lengkap sangat penting untuk menghindari kesalahan selama proses reservasi hingga tamu check-in. Artikel ini akan menjelaskan bagian-bagian penting dari formulir reservation card dan memberikan contoh formulir yang sesuai untuk perhotelan.
Apa Itu Reservation Card?
Reservation card atau kartu reservasi hotel adalah formulir yang berisi rincian lengkap data pemesanan tamu yang digunakan oleh hotel untuk mengelola informasi pemesanan dengan tepat. Formulir ini biasanya diisi oleh tamu saat melakukan reservasi, baik secara langsung di hotel, melalui telepon, maupun online. Data yang terdapat dalam reservation card mencakup informasi dasar tamu, detail pemesanan kamar seperti tangal check-in, tangal check-out, tipe kamar, Metode Pembayaran, Catatan dan tambahan lainnya yang diperlukan oleh hotel.
Bagian-bagian Penting dalam Reservation Card
Untuk membuat reservation card yang benar dan lengkap, beberapa elemen penting yang harus dicantumkan di dalamnya antara lain:
A.
Informasi Tamu
Bagian ini mencakup data pribadi tamu yang melakukan pemesanan, seperti:
- Nama Tamu: Nama lengkap tamu yang akan menginap.
- Alamat: Alamat lengkap rumah atau tempat tinggal tamu.
- Nomor Telepon: Nomor telepon yang dapat dihubungi, baik untuk mengkonfirmasi maupun untuk keperluan darurat.
- Email: Alamat email tamu, untuk mengirimkan konfirmasi reservasi dan detail lainnya.
B.
Informasi Pemesanan Kamar
Detail pemesanan kamar harus dicantumkan dengan jelas, antara lain:
- Tanggal Check-In: Tanggal dan jam tamu akan tiba di hotel.
- Tanggal Check-Out: Tanggal dan jam tamu akan meninggalkan hotel.
- Tipe Kamar: Jenis kamar yang dipesan, misalnya kamar standar, deluxe, suite, dll.
- Jumlah Tamu: Jumlah tamu yang akan menginap, termasuk tamu dewasa dan anak-anak.
- Jumlah Malam Menginap: Total jumlah malam menginap di hotel.
C.
Informasi Pembayaran
Dalam formulir reservation card juga penting mencantumkan informasi terkait pembayaran, seperti:
- Metode Pembayaran: Pilihan pembayaran seperti kartu tunai, transfer, atau EDC atau kartu kredit.
- Nomor Kartu Kredit: Jika pembayaran dilakukan melalui kartu kredit, perlu dicantumkan detail kartu.
D.
Informasi Permintaan Khusus
Kemudian bagian penting lainnya yang harus ada yaitu catatan untuk permintaan khusus. Jika tamu memiliki kebutuhan atau permintaan khusus, bagian ini disediakan untuk mencatat hal-hal seperti:
- Permintaan Khusus Kamar: Misalnya kamar dengan pemandangan tertentu, kamar di lantai tertentu, atau kebutuhan aksesibilitas.
- Layanan Ekstra: Seperti antar jemput bandara, Extra bed, Early Check-inatau layanan lainnya.
- Preferensi Makanan: Jika tamu memiliki diet khusus atau alergi makanan.
E.
Informasi Kebijakan Hotel
Bagian ini mencakup konfirmasi dan kebijakan-kebijakan hotel seperti:
- Kebijakan Pembatalan: Informasi tentang batas waktu dan syarat pembatalan reservasi tanpa dikenakan biaya.
- Kebijakan Check-In dan Check-Out: Detail tentang waktu check-in dan check-out standar, serta biaya jika checkin lebih awal (early check-in) ataupun checkout melebihi batas waktu jam check-out standar (late check-out).
- Kebijakan Deposit atau Uang Muka : Kebanyakan hotel biasanya mewajibkan tamu untuk deposit saat reservasi.
- Kebijakan Merokok : Informasi tentang kebijakan merokok di kamar. Biasanya hotel pada umumnya tidak mengizinkan tamu merokok di kamar. Dan hotel biasanya menyediakan area khusus untuk tempat tamu merokok.
- Kebijakan Membawa Hewan Peliharaan : Menginformasikan kepada tamu mengenai kebijakan membawa hewan peliharaan.
- Tanda Tangan Tamu: Untuk menyetujui semua informasi yang telah diisi dan memahami syarat dan ketentuan yang berlaku di hotel.
Contoh Formulir Reservation Card yang Benar
Berikut ini adalah contoh formulir reservation card yang dapat digunakan oleh hotel. Formulir ini harus disesuaikan dengan kebutuhan operasional dan prosedur masing-masing hotel.
HOTEL ABC RESERVATION CARD
A. Informasi Tamu
- Nama: ___________________________________
- Alamat: __________________________________
- Nomor Telepon: ___________________________
- Email: ___________________________________
B. Informasi Pemesanan Kamar
- Tanggal Check-In: ______________________
- Tanggal Check-Out: _____________________
- Tipe Kamar: ____________________________
- Jumlah Tamu: ___________________________
- Dewasa: __________
- Anak-anak: ________
- Jumlah Malam Menginap: __________________
C. Detail Pembayaran
- Total Deposit/Uang Muka: _______________________
- Metode Pembayaran: ______________________
- Nomor Kartu Kredit: ______________________
D. Permintaan Khusus
- Kebutuhan Khusus: ________________________
- Layanan Ekstra: ___________________________
- Preferensi Makanan: _______________________
E. Konfirmasi dan Kebijakan Hotel
- Kebijakan Pembatalan: _____________________
- Kebijakan Check-In dan Check-Out: ____________
- Tanda Tangan Tamu: ________________________
- Ketentuan Deposit: ________________________
- Kebijakan Merokok: ________________________
- Kebijakan Membawa Hewan Peliharaan: ________________________
- Tanda Tangan Tamu: ________________________
- Tanda Tangan Resepsionis: ___________________
Tips Mengisi Reservation Card dengan Benar
Untuk memastikan reservation card diisi dengan benar dan lengkap, berikut beberapa tips yang dapat diikuti:
- Cek Kembali Semua Informasi: Pastikan semua data terisi dengan benar, terutama tanggal nama tamu,nomor telepon aktif, tanggal check-in, tanggal check-out, dan tipe kamar. Kesalahan kecil dapat menyebabkan masalah selama proses check-in. Terutama jika salah mengisi tanggal check-in, check-out dan jenis kamar.
- Isi Semua Kolom yang Dibutuhkan: Jangan biarkan kolom kosong. Jika ada informasi yang tidak relevan, beri tanda silang atau tuliskan "N/A" (Not Applicable) untuk menunjukkan bahwa bagian tersebut tidak diperlukan.
- Klarifikasi Permintaan Khusus: Jika tamu memiliki permintaan khusus, pastikan permintaan tersebut dicatat dengan jelas untuk menghindari kesalahpahaman saat tamu check-in ke hotel.
- Pahami Kebijakan Hotel: Sebelum menandatangani reservation card, pastikan tamu memahami kebijakan hotel, terutama terkait pembatalan, check-in/check-out, dan biaya tambahan.
Pentingnya Reservation Card bagi Hotel
Apa pentingnya formulir reservation card? Reservation card memiliki peran sangat penting dalam operasional hotel. Dengan adanya kartu reservasi yang lengkap dan terorganisir, pihak hotel dapat memastikan proses check-in berjalan lancar, mengurangi potensi kesalahan dalam pemesanan, dan memberikan layanan terbaik kepada tamu. Selain itu, reservation card juga berfungsi sebagai dokumen referensi jika terjadi perubahan atau masalah terkait pemesanan.
Bagi hotel, disarankan untuk menggunakan PMS Hotel yang sudah menyediakan formulir Reservation Card standar perhotelan. Dengan bantuan aplikasi, tamu tidak perlu mengisi manual semua data pribadi dan juga data pemesanan. Tamu cukup menandatangani formulir saja setelah pengisian kartu reservasi dibantu oleh resepsionis melalui aplikasi PMS Hotel. Dengan bantuan aplikasi, potensi kesalahan pengisian data semakin kecil dan pengisian formulir kartu reservasi lebih efisien.
Kesimpulan
Formulir reservation card hotel yang benar dan lengkap sangat penting untuk memastikan proses pemesanan berjalan lancar. Dengan mencantumkan informasi detail tamu, detail pemesanan, pembayaran, serta permintaan khusus, reservation card dapat membantu hotel mengelola tamu dengan lebih baik. Hotel yang menggunakan reservation card secara efisien juga dapat meningkatkan kualitas layanan dan pengalaman tamu selama menginap. Dan untuk menjalankan prosedur pengisian formulir kartu reservasi yang efektif dan efisien, hotel disarankan untuk menggunakan Aplikasi PMS Hotel seperti HOTELMU. Anda bisa melakukan coba gratis untuk mencoba semua fitur yang ada di HOTELMU.