Kalau sedang mencari software hotel, salah satu pertanyaan yang hampir selalu muncul adalah:
“Sebenarnya, berapa biaya langganan Cloud PMS hotel?”
Pertanyaan ini wajar. Apalagi bagi hotel yang masih mengelola reservasi, check-in, laporan, sampai transaksi dengan Excel atau pencatatan manual.
Biasanya pemilik hotel tidak hanya ingin tahu harga langganannya. Mereka juga ingin tahu:
Nah, artikel ini akan membahasnya dari dasar dengan bahasa sederhana. Jadi, kalau Anda belum pernah menggunakan PMS sekalipun, tetap bisa mengikuti pembahasannya.
Catatan: harga Cloud PMS berbeda-beda tergantung vendor, jumlah kamar, fitur, jumlah user, integrasi, dan model paket. Karena itu, jangan hanya melihat harga langganan bulanannya. Yang lebih penting adalah menghitung total biaya dan manfaat yang diperoleh hotel.
Sebelum membahas biaya, kita pahami dulu apa itu Cloud PMS.
PMS (Property Management System) adalah software yang digunakan untuk membantu hotel mengelola operasional sehari-hari.
Contohnya:
Sementara kata Cloud berarti sistem tersebut dapat diakses melalui internet tanpa harus bergantung pada satu komputer server yang berada di hotel.
Sederhananya:
PMS biasa: sistem berada di komputer/server hotel.
Cloud PMS: sistem dapat diakses melalui internet sesuai hak akses pengguna.
Misalnya supervisor sedang berada di rumah dan ingin melihat kondisi okupansi hotel.
Jika sistem mendukung akses tersebut, supervisor bisa membuka PMS dari perangkat yang terhubung internet tanpa harus berada di meja front office.
Tidak ada satu harga yang berlaku untuk semua hotel.
Vendor Cloud PMS biasanya memiliki skema harga yang berbeda.
Ada yang menghitung berdasarkan:
Karena itu, ketika membandingkan beberapa PMS, jangan langsung mengatakan:
“Vendor A lebih murah daripada Vendor B.”
Bisa saja Vendor A terlihat murah karena fitur yang diberikan lebih sedikit, sementara Vendor B sudah termasuk booking engine, channel manager, laporan, dan integrasi lainnya.
Jadi, yang harus dibandingkan adalah nilai yang didapat, bukan hanya angka di invoice.
Saat membeli atau berlangganan Cloud PMS, ada beberapa komponen biaya yang sebaiknya diperhatikan.
Ini adalah biaya utama yang dibayarkan untuk menggunakan sistem.
Modelnya bisa berupa:
Bulanan
Hotel membayar setiap bulan.
Tahunan
Hotel membayar sekaligus untuk periode satu tahun.
Berbasis jumlah kamar
Semakin banyak kamar, biaya langganan bisa semakin tinggi.
Berbasis paket
Vendor menyediakan beberapa paket dengan fitur yang berbeda.
Misalnya paket dasar untuk kebutuhan front office dan paket lebih tinggi untuk hotel yang membutuhkan fitur lebih lengkap.
Beberapa vendor mungkin mengenakan biaya awal untuk proses implementasi.
Contohnya:
Namun, tidak semua vendor menerapkan biaya ini.
Karena itu, sebelum berlangganan sebaiknya tanyakan:
“Apakah biaya setup dan implementasi sudah termasuk?”
Jangan sampai harga yang terlihat murah ternyata memiliki biaya tambahan di awal.
Training sangat penting, terutama jika staf hotel belum terbiasa menggunakan PMS.
Training dapat mencakup:
Beberapa vendor sudah memasukkan training ke dalam biaya implementasi atau langganan.
Namun, ada juga yang mengenakan biaya terpisah.
Ini salah satu bagian yang sering terlupakan.
Hotel biasanya tidak hanya menggunakan PMS.
Ada sistem lain yang mungkin perlu dihubungkan, misalnya:
Jika integrasi tertentu membutuhkan biaya tambahan, hal ini perlu ditanyakan sejak awal.
Karena bisa saja harga PMS terlihat murah, tetapi ketika semua kebutuhan hotel ditambahkan, total biayanya menjadi jauh lebih besar.
Cloud PMS memang mengurangi kebutuhan server lokal, tetapi hotel tetap membutuhkan perangkat untuk mengakses sistem.
Misalnya:
Jadi, biaya PMS sebaiknya jangan dihitung hanya dari harga software.
Hotel juga perlu memperhitungkan kebutuhan perangkat pendukung.
Kalau hanya melihat nominal langganan, mungkin terlihat seperti ada biaya tambahan.
Tetapi coba lihat dari sisi lain.
Sistem manual juga sebenarnya memiliki biaya.
Misalnya:
Masalahnya, biaya tersebut sering tidak terlihat sebagai "biaya software".
Padahal jika dikumpulkan, nilainya bisa cukup besar.
Misalnya sebuah hotel memiliki 30 kamar.
Dalam satu hari, staf membutuhkan waktu tambahan sekitar 2 jam untuk melakukan pekerjaan administratif yang sebenarnya bisa dibantu sistem.
Jika biaya tenaga kerja yang dihitung secara sederhana adalah Rp25.000 per jam:
2 jam × Rp25.000 = Rp50.000 per hari
Dalam 26 hari kerja:
Rp50.000 × 26 = Rp1.300.000 per bulan
Belum termasuk biaya kesalahan pencatatan, koreksi laporan, kertas, dan pekerjaan tambahan lainnya.
Artinya, sistem manual belum tentu benar-benar murah.
Nah, sekarang masuk ke bagian yang cukup penting.
ROI (Return on Investment) adalah cara untuk melihat apakah uang yang dikeluarkan untuk sebuah investasi memberikan manfaat yang sebanding.
Dalam bahasa sederhana:
“Saya keluar uang sekian, lalu saya mendapatkan manfaat berapa?”
Rumus sederhana ROI:
ROI = (Manfaat Investasi - Biaya Investasi) ÷ Biaya Investasi × 100%
Untuk Cloud PMS, manfaatnya tidak selalu berupa uang yang langsung masuk ke rekening.
Manfaatnya bisa berasal dari:
Misalnya hotel mengeluarkan biaya Cloud PMS:
Rp1.000.000 per bulan
Dalam satu bulan, PMS membantu hotel menghemat:
Rp700.000 dari pekerjaan administratif
Kemudian hotel mendapatkan manfaat tambahan sekitar:
Rp800.000 dari peningkatan efisiensi operasional dan pengurangan kesalahan.
Total manfaat:
Rp1.500.000
Maka:
ROI = (Rp1.500.000 - Rp1.000.000) ÷ Rp1.000.000 × 100%
Hasilnya:
50%
Ini hanya contoh sederhana untuk memahami konsep ROI.
Dalam kondisi nyata, setiap hotel akan memiliki angka yang berbeda.
Ini yang sering dilupakan.
PMS bukan hanya alat untuk menghemat waktu.
Jika sistem terintegrasi dengan Booking Engine, misalnya, hotel juga dapat meningkatkan peluang mendapatkan direct booking.
Misalnya sebelumnya sebagian besar reservasi berasal dari OTA.
Hotel kemudian mulai mengembangkan website dan booking engine sehingga sebagian tamu melakukan reservasi langsung.
Jika nilai reservasi direct booking meningkat, hotel bisa mengurangi ketergantungan pada biaya komisi pihak ketiga.
Misalnya:
Hotel mendapatkan booking Rp50.000.000 melalui OTA.
Jika biaya komisi efektifnya 20%, maka:
Rp50.000.000 × 20% = Rp10.000.000
Jika sebagian booking tersebut berhasil dialihkan ke direct booking, potensi biaya distribusi yang dihemat bisa cukup besar.
Namun tentu saja, hotel tetap perlu memperhitungkan biaya booking engine, payment gateway, marketing, dan biaya operasional lainnya.
Misalnya sebuah hotel mengeluarkan:
Biaya Cloud PMS: Rp1.500.000/bulan
Kemudian setelah menggunakan sistem, hotel memperkirakan mendapatkan manfaat:
Rp700.000
Rp300.000
Rp500.000
Rp750.000
Total manfaat:
Rp2.250.000
Maka manfaat bersih:
Rp2.250.000 - Rp1.500.000 = Rp750.000
Dalam contoh ini, PMS memberikan manfaat bersih sekitar Rp750.000 per bulan.
Kalau dikalikan satu tahun:
Rp750.000 × 12 = Rp9.000.000
Sekali lagi, angka ini hanya contoh. Hotel perlu menggunakan angka aktualnya sendiri agar perhitungannya benar-benar relevan.
Jawabannya: bisa.
Banyak orang berpikir PMS hanya cocok untuk hotel besar.
Padahal hotel kecil juga bisa mendapatkan manfaat dari PMS.
Misalnya hotel dengan 10–30 kamar tetap harus mengelola:
Jumlah kamar sedikit bukan berarti pekerjaannya sedikit.
Justru dengan tim yang kecil, otomatisasi bisa membantu karena staf harus mengerjakan banyak hal sekaligus.
Kalau hotel sudah menggunakan PMS, bukan berarti harus langsung pindah.
Sebaiknya evaluasi terlebih dahulu.
Tanyakan:
Apakah PMS sekarang masih memenuhi kebutuhan hotel?
Kemudian cek:
Kalau sebagian besar jawabannya masih "ya", mungkin belum ada alasan kuat untuk berpindah.
Namun jika banyak pekerjaan masih dilakukan manual karena keterbatasan sistem, saatnya mulai mempertimbangkan alternatif.
Jangan hanya bertanya:
“Berapa harganya?”
Coba tanyakan beberapa hal berikut.
Pertanyaan seperti ini jauh lebih penting daripada sekadar mencari harga termurah.
Hotel 15 kamar tentu memiliki kebutuhan berbeda dengan hotel 200 kamar.
Jangan membeli sistem dengan fitur terlalu kompleks jika sebagian besar tidak digunakan.
Sebaliknya, jangan memilih sistem terlalu sederhana jika hotel memiliki operasional yang cukup kompleks.
Kalau vendor menyediakan demo, manfaatkan.
Minta staf front office ikut mencoba.
Karena sistem yang terlihat bagus di presentasi belum tentu nyaman digunakan setiap hari.
PMS yang bagus bukan hanya memiliki banyak fitur.
Sistem juga harus mudah dipahami.
Bayangkan staf baru masuk kerja.
Apakah mereka bisa memahami alurnya setelah mendapatkan training?
Kalau iya, itu nilai plus.
Jangan hanya menghitung:
Harga PMS = RpX per bulan
Hitung juga:
PMS + Setup + Training + Integrasi + Perangkat + Internet + Biaya tambahan
Inilah yang disebut Total Cost of Ownership (TCO).
Dengan melihat TCO, perbandingan antarvendor menjadi lebih adil.
Setelah memahami biaya, fitur, dan perhitungan ROI, langkah berikutnya tentu memilih Cloud PMS yang sesuai dengan kebutuhan hotel.
Salah satu pilihan yang bisa dipertimbangkan adalah HOTELMU.ID, platform PMS berbasis cloud yang dirancang untuk membantu hotel mengelola operasional secara lebih terstruktur.
HOTELMU.ID dapat membantu hotel dalam berbagai kebutuhan operasional, seperti pengelolaan reservasi, front office, transaksi, laporan, hingga integrasi dengan sistem pendukung lainnya sesuai kebutuhan hotel.
Bagi hotel yang masih mengandalkan pencatatan manual atau spreadsheet, penggunaan PMS seperti HOTELMU.ID dapat menjadi langkah untuk mulai merapikan proses kerja dan mengurangi pekerjaan administratif yang berulang.
Namun, tentu saja pemilihan PMS sebaiknya tetap disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing hotel. Jangan hanya melihat harga langganan, tetapi perhatikan juga fitur, kemudahan penggunaan, support, integrasi, serta manfaat yang bisa diberikan terhadap operasional hotel.
Dengan begitu, biaya langganan PMS dapat dilihat bukan sekadar sebagai pengeluaran bulanan, tetapi sebagai investasi untuk meningkatkan efisiensi dan membantu pengelolaan hotel menjadi lebih mudah.
Jadi, berapa biaya langganan Cloud PMS hotel?
Jawabannya tidak bisa disamaratakan.
Harga dapat berbeda berdasarkan jumlah kamar, fitur, paket, user, integrasi, dan kebijakan masing-masing vendor.
Yang perlu diperhatikan bukan hanya biaya bulanannya, tetapi juga total biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh hotel.
Cloud PMS dapat memberikan nilai dari berbagai sisi, mulai dari menghemat waktu staf, mengurangi kesalahan pencatatan, mempercepat pembuatan laporan, membantu mengelola reservasi, hingga mendukung strategi direct booking.
Karena itu, menghitung ROI menjadi penting.
Jangan melihat PMS hanya sebagai biaya langganan software.
Lihat sebagai investasi untuk membuat operasional hotel menjadi lebih rapi, cepat, dan mudah dikontrol.
Kalau setelah dihitung ternyata biaya PMS Rp1 juta per bulan tetapi mampu membantu hotel menghemat dan menghasilkan manfaat senilai Rp2 juta per bulan, maka sebenarnya hotel bukan sekadar "mengeluarkan biaya".
Hotel sedang membeli efisiensi.
Dan dalam bisnis hotel, efisiensi kecil yang dilakukan setiap hari bisa memberikan dampak yang cukup besar dalam jangka panjang.