Mengelola penjualan kamar hotel melalui berbagai OTA seperti Traveloka, Agoda, Booking.com, Expedia, dan platform lainnya dapat membantu hotel mendapatkan lebih banyak tamu. Namun, semakin banyak channel yang digunakan, semakin besar pula tantangan dalam mengelola ketersediaan kamar.
Salah satu masalah yang cukup sering terjadi adalah overbooking, yaitu ketika jumlah kamar yang terjual lebih banyak dibandingkan kamar yang sebenarnya tersedia.
Untuk mengurangi risiko tersebut, hotel dapat menggunakan Channel Manager. Lalu, bagaimana sebenarnya cara kerja Channel Manager hotel dan bagaimana sistem ini membantu mencegah overbooking?
Channel Manager hotel adalah sistem yang membantu hotel mengelola ketersediaan kamar, harga, dan beberapa pengaturan penjualan di berbagai channel secara terpusat.
Tanpa Channel Manager, hotel harus memperbarui jumlah kamar dan harga secara manual di masing-masing OTA. Misalnya, ketika satu kamar terjual di Traveloka, staf hotel harus kembali membuka Agoda, Booking.com, dan channel lainnya untuk mengurangi jumlah kamar yang tersedia.
Cara seperti ini tentu membutuhkan waktu dan memiliki risiko kesalahan manusia.
Dengan Channel Manager, perubahan data dapat dikirim secara otomatis ke berbagai channel yang sudah terhubung.
Secara sederhana, cara kerja Channel Manager dapat digambarkan seperti berikut:
PMS Hotel → Channel Manager → OTA
PMS digunakan sebagai sumber data operasional hotel, sedangkan Channel Manager berfungsi sebagai penghubung antara sistem hotel dengan berbagai channel penjualan.
Contohnya, sebuah hotel memiliki 10 kamar Deluxe yang tersedia untuk dijual.
Hotel menghubungkan Channel Manager dengan beberapa OTA, seperti Traveloka, Agoda, dan Booking.com.
Kemudian, Channel Manager mengirimkan informasi ketersediaan tersebut ke masing-masing OTA.
Ketika ada satu kamar yang terjual melalui Agoda, informasi reservasi tersebut akan diterima oleh Channel Manager. Sistem kemudian memperbarui jumlah kamar yang tersedia dan mengirimkan perubahan tersebut ke channel lain.
Misalnya:
Dengan demikian, ketersediaan kamar di berbagai channel dapat tetap sinkron.
Salah satu manfaat utama Channel Manager adalah membantu hotel mengurangi risiko overbooking.
Overbooking dapat terjadi ketika informasi jumlah kamar yang tersedia di satu channel belum diperbarui, sementara kamar tersebut sudah terjual melalui channel lainnya.
Sebagai contoh, hotel memiliki 1 kamar tersisa.
Pada saat yang hampir bersamaan:
Jika kedua OTA masih melihat bahwa kamar tersebut tersedia, keduanya dapat menerima reservasi. Akibatnya, hotel memiliki dua reservasi untuk satu kamar.
Inilah yang disebut overbooking.
Dengan Channel Manager, setelah salah satu reservasi diterima, sistem dapat memperbarui inventory dan mengirimkan perubahan ketersediaan ke channel lain.
Jika inventory sudah menjadi 0, maka channel yang terhubung dapat menerima informasi bahwa kamar tersebut sudah tidak tersedia.
Tidak selalu.
Channel Manager sangat membantu mengurangi risiko overbooking, tetapi bukan berarti dapat menjamin overbooking tidak akan pernah terjadi.
Ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan masalah, seperti:
Karena itu, penggunaan Channel Manager tetap perlu didukung dengan mapping yang benar, pengaturan inventory yang tepat, dan monitoring dari tim hotel.
Tergantung sistem dan koneksi yang digunakan, Channel Manager umumnya dapat membantu mengelola beberapa data berikut:
1. Room Availability
Hotel dapat mengatur jumlah kamar yang tersedia untuk dijual melalui berbagai channel.
Ketika inventory berubah, perubahan tersebut dapat dikirimkan ke OTA yang terhubung.
2. Room Rate
Hotel dapat mengatur harga kamar yang akan dikirimkan ke channel.
Misalnya hotel menetapkan harga kamar Deluxe sebesar Rp800.000. Harga tersebut kemudian dapat dikirimkan ke OTA sesuai konfigurasi yang dibuat hotel.
3. Stop Sell
Hotel juga dapat menggunakan Channel Manager untuk mengatur apakah kamar masih dapat dijual pada tanggal tertentu.
Contohnya, ketika hotel ingin menghentikan penjualan kamar Deluxe pada tanggal tertentu, pengaturan tersebut dapat dikirimkan ke channel yang terhubung.
Selain membantu mengurangi risiko overbooking, Channel Manager juga memberikan beberapa manfaat lain bagi hotel.
Menghemat Waktu
Tanpa Channel Manager, staf harus melakukan update harga dan ketersediaan secara manual di setiap OTA.
Dengan Channel Manager, perubahan dapat dilakukan dari satu sistem dan diteruskan ke channel yang terhubung.
Mengurangi Kesalahan Manual
Semakin banyak OTA yang digunakan, semakin banyak pula pekerjaan manual yang harus dilakukan.
Channel Manager membantu mengurangi risiko staf lupa memperbarui salah satu channel.
Mempermudah Pengelolaan Banyak OTA
Hotel yang menjual kamar di banyak OTA akan lebih mudah mengelola inventory dan rate dari satu tempat.
Hal ini sangat berguna terutama bagi hotel dengan jumlah kamar dan channel penjualan yang cukup banyak.
Membantu Meningkatkan Efisiensi Operasional
Staf hotel tidak perlu menghabiskan terlalu banyak waktu untuk pekerjaan administratif yang berulang.
Waktu tersebut dapat digunakan untuk pekerjaan lain yang lebih penting, seperti melayani tamu dan memantau performa penjualan.
Membantu Menjaga Konsistensi Data
Channel Manager membantu menjaga agar informasi seperti harga dan ketersediaan kamar yang dikirimkan ke berbagai OTA tetap sesuai dengan data yang ditentukan hotel.
Channel Manager dan PMS memiliki fungsi yang berbeda, meskipun keduanya dapat saling terhubung.
PMS (Property Management System) lebih berfokus pada operasional hotel, seperti:
Sementara itu, Channel Manager lebih berfokus pada distribusi inventory dan rate ke berbagai channel penjualan online.
Sederhananya:
PMS = mengelola operasional hotel
Channel Manager = menghubungkan dan mendistribusikan inventory hotel ke berbagai channel
Keduanya dapat bekerja bersama untuk membuat proses pengelolaan hotel menjadi lebih efisien.
Channel Manager Bukan Sekadar Alat untuk Mencegah Overbooking
Banyak hotel mengenal Channel Manager hanya sebagai alat untuk menghindari overbooking. Padahal, fungsinya lebih luas.
Channel Manager merupakan bagian penting dari strategi online distribution hotel.
Dengan Channel Manager, hotel dapat mengelola penjualan melalui berbagai OTA dengan lebih efisien tanpa harus melakukan pembaruan secara manual satu per satu.
Semakin banyak channel yang digunakan hotel, semakin penting pula sistem distribusi yang mampu menjaga sinkronisasi data.
Channel Manager hotel adalah sistem yang membantu menghubungkan hotel dengan berbagai channel penjualan online seperti OTA. Sistem ini memungkinkan hotel mengelola inventory, harga, dan pengaturan penjualan secara lebih terpusat.
Salah satu manfaat terbesarnya adalah mengurangi risiko overbooking karena perubahan ketersediaan kamar dapat diteruskan ke channel yang terhubung.
Namun, Channel Manager bukan berarti menjamin hotel 100% bebas dari overbooking. Kesalahan mapping, gangguan sistem, koneksi, maupun kesalahan operasional tetap dapat menyebabkan masalah.
Karena itu, penggunaan Channel Manager sebaiknya dibarengi dengan konfigurasi yang benar dan monitoring secara rutin.
Bagi hotel yang ingin mengelola PMS, Channel Manager, dan distribusi kamar dalam satu ekosistem, HotelMu dapat menjadi salah satu solusi untuk membantu mengelola operasional dan penjualan kamar hotel secara lebih terintegrasi.