Mengelola inventori kamar di hotel adalah bagian penting dalam operasional hotel yang akan berdampak langsung pada kepuasan tamu dan pendapatan. Dengan strategi yang tepat, hotel dapat memastikan ketersediaan kamar selalu optimal dan mengurangi kesalahan dalam manajemen pemesanan. Berikut beberapa cara untuk mengelola inventori kamar secara efektif:
1. Gunakan Sistem Manajemen Properti (PMS) dan Channel Manager (CM)
Salah satu cara terbaik untuk mengelola inventori kamar adalah dengan menggunakan
Sistem Manajemen Properti (PMS) dan
Channel Manager (CM). Kedua Sistem ini memungkinkan manajer hotel untuk:
- Memantau ketersediaan kamar secara real-time.
- Mengelola pemesanan dan check-in/check-out tamu dengan lebih mudah.
- Memantau status kamar, seperti apakah kamar sudah dibersihkan atau dalam perbaikan.
- Dengan CM hotel dapat lebih mudah dan efisien dalam mengelola inventory dan Harga. Cukup atur dipanel CM maka langsung didistribusikan ke semua Online Travel Agent(OTA)
- CM dapat meminimalisir terjadi nya overbook karena semua OTA sudah tersinkronkan satu sama lain.
Contoh PMS yang bisa digunakan oleh hotel bintang dan non bintang adalah sistem
HOTELMU. Dengan sistem ini, Anda dapat menghindari kesalahan manual dan meningkatkan efisiensi operasional. Poin plus nya lagi di HOTELMU menyediakan sistem Channel Manager nya yang dapat diintegrasikan dengan PMS sehingga pengelolaannya terpusat di PMS.
2. Pengelompokkan Kamar Berdasarkan Kategori
Setiap hotel mempunyai berbagai jenis kamar, mulai dari
standar hingga
suite mewah. Mengelompokkan kamar berdasarkan kategori memudahkan:
- Penentuan harga berdasarkan jenis kamar.
- Penawaran promosi spesifik untuk kategori tertentu.
- Pencatatan inventori kamar secara lebih terorganisir.
Pastikan setiap kategori memiliki deskripsi yang jelas dalam sistem, termasuk fasilitas yang tersedia dan kapasitas tamu.
3. Tetapkan Harga yang Fleksibel
Harga kamar sebaiknya
disesuaikan dengan permintaan pasar. Gunakan strategi
dynamic pricing untuk mengoptimalkan pendapatan:
- Naikkan harga saat permintaan tinggi (musim liburan, akhir pekan, atau event besar di sekitar hotel).
- Turunkan harga atau tawarkan diskon saat permintaan rendah untuk meningkatkan tingkat hunian.
- Gunakan alat seperti Revenue Management System (RMS), seperti RateGain atau Duetto, untuk membantu menentukan harga yang optimal.
4. Pemeliharaan dan Pembersihan Kamar Secara Rutin
Kamar yang bersih dan terawat meningkatkan pengalaman tamu serta reputasi hotel. Terapkan langkah berikut:
- Buat jadwal rutin untuk pembersihan dan inspeksi kamar.
- Gunakan sistem manajemen housekeeping seperti RoomRaccoon untuk memantau status kebersihan kamar secara real-time.
- Pastikan perbaikan kecil segera ditangani agar tidak mengganggu tamu berikutnya.
5. Cek Ketersediaan Kamar Secara Berkala
Untuk menghindari kesalahan dalam pemesanan, lakukan
pemeriksaan inventori kamar secara rutin:
- Periksa laporan harian dari PMS.
- Sinkronisasi data dengan OTA (Online Travel Agents) seperti Booking.com dan Agoda.
- Hindari overbooking dengan memastikan jumlah kamar yang tersedia sesuai dengan kapasitas sebenarnya.
6. Optimalkan Penggunaan Kamar Kosong
Kamar kosong berarti
kehilangan potensi pendapatan. Beberapa strategi untuk mengoptimalkan kamar yang belum terisi:
- Tawarkan diskon last-minute melalui situs pemesanan online.
- Gunakan upselling atau cross-selling dengan menawarkan paket tambahan seperti layanan spa atau makanan gratis.
- Promosikan kamar melalui media sosial dengan penawaran eksklusif untuk pemesanan langsung.
7. Blok Kamar yang Tidak Tersedia
Jika ada kamar dalam
proses perbaikan atau pemeliharaan, pastikan kamar tersebut diblokir di sistem untuk menghindari:
- Tamu mendapatkan kamar yang belum siap.
- Kesalahan dalam sistem yang menyebabkan ketidaknyamanan tamu.
Koordinasikan dengan tim housekeeping dan teknisi untuk memastikan kamar yang diblokir dapat segera digunakan kembali.
8. Monitor Ulasan Tamu
Ulasan dari tamu dapat menjadi
indikator kualitas layanan hotel Anda. Lakukan langkah berikut:
- Pantau ulasan di platform seperti TripAdvisor dan Google Reviews.
- Jika ada keluhan mengenai kamar, segera lakukan perbaikan dan berikan tanggapan kepada tamu.
- Gunakan feedback tamu sebagai dasar untuk meningkatkan standar kebersihan dan fasilitas kamar.
9. Atur Pembatasan Kamar untuk Reservasi Tertentu
Untuk meningkatkan kontrol terhadap ketersediaan kamar:
- Batasi jenis kamar tertentu untuk tamu VIP, keluarga, atau grup besar.
- Terapkan kebijakan minimum stay untuk mencegah pemesanan jangka pendek yang tidak menguntungkan.
- Sesuaikan strategi berdasarkan data pemesanan sebelumnya agar lebih efektif.
10. Agendakan Evaluasi Secara Rutin
Evaluasi secara berkala membantu mengidentifikasi
tren pemesanan dan peluang peningkatan. Beberapa aspek yang perlu diperiksa:
- Tingkat hunian rata-rata per bulan.
- Efektivitas strategi harga yang diterapkan.
- Masukan dari tamu terkait kualitas kamar dan layanan.
Gunakan hasil evaluasi ini untuk menyesuaikan strategi dan meningkatkan efisiensi pengelolaan inventori kamar.
Dengan menerapkan strategi di atas, Anda dapat memastikan
pengelolaan inventori kamar yang lebih efisien, meningkatkan
pengalaman tamu, serta
memaksimalkan pendapatan hotel. Gunakan teknologi yang tepat dan lakukan evaluasi berkala untuk mengoptimalkan setiap aspek operasional hotel Anda!