Ketika menginap di hotel, para tamu seringkali memiliki kebutuhan atau keinginan khusus yang dikenal sebagai "special request". Permintaan ini biasanya disampaikan saat proses reservasi atau saat check-in. Hotel yang baik akan berusaha semaksimal mungkin untuk memenuhi permintaan tersebut demi memberikan pengalaman menginap yang terbaik bagi tamu. Berikut adalah beberapa contoh special request yang sering diajukan tamu di hotel:
1. Jenis dan Lokasi Kamar
Permintaan terkait kamar adalah salah satu yang paling umum. Beberapa contohnya:
- Kamar dengan pemandangan tertentu – seperti pemandangan laut, pegunungan, atau kota.
- Lokasi kamar – tamu mungkin meminta kamar di lantai tinggi, dekat lift, atau jauh dari area ramai seperti restoran atau kolam renang.
- Tipe tempat tidur – seperti twin bed, king bed, atau queen bed.
2. Aksesibilitas
Tamu dengan kebutuhan khusus sering meminta fasilitas tambahan, seperti:
- Kamar yang ramah disabilitas dengan kamar mandi khusus.
- Tempat tidur yang lebih rendah untuk memudahkan akses.
- Ketersediaan kursi roda atau alat bantu lainnya.
3. Fasilitas Tambahan di Kamar
Beberapa tamu menginginkan fasilitas tertentu di dalam kamar, seperti:
- Tempat tidur tambahan untuk keluarga dengan anak-anak.
- Bantal hypoallergenic untuk tamu yang alergi terhadap bahan tertentu.
- Microwave atau kulkas kecil untuk menyimpan makanan.
- Penyediaan alat pemanas air atau kopi/teh tambahan.
4. Makanan dan Minuman
Permintaan terkait makanan juga sering diajukan, misalnya:
- Menu khusus untuk tamu dengan alergi makanan (bebas gluten, vegan, atau vegetarian).
- Sarapan yang diantar langsung ke kamar.
- Minuman atau buah segar yang disiapkan sebelum kedatangan tamu.
5. Dekorasi Khusus
Untuk acara spesial seperti ulang tahun, bulan madu, atau perayaan tertentu, tamu sering meminta dekorasi tambahan, seperti:
- Bunga segar di kamar.
- Balon atau spanduk ucapan.
- Penataan meja makan romantis dengan lilin.
6. Early Check-In atau Late Check-Out
Banyak tamu yang meminta waktu check-in lebih awal atau check-out lebih lambat karena jadwal perjalanan mereka. Hotel biasanya akan berusaha mengakomodasi permintaan ini jika memungkinkan.
7. Transportasi dan Tur
Permintaan lain yang cukup sering adalah terkait transportasi, seperti:
- Layanan antar-jemput ke bandara atau stasiun kereta.
- Penyewaan mobil atau sepeda.
- Pengaturan tur lokal atau pemandu wisata.
8. Keamanan dan Privasi
Beberapa tamu meminta tingkat privasi atau keamanan ekstra, seperti:
- Tidak menyebutkan nomor kamar saat check-in.
- Tidak menerima panggilan telepon kecuali dari tamu yang sudah dikenal.
- Permintaan kamar yang lebih jauh dari area umum.
9. Permintaan Khusus untuk Anak-Anak atau Hewan Peliharaan
Keluarga yang membawa anak-anak atau hewan peliharaan sering memiliki kebutuhan spesifik, seperti:
- Penyediaan ranjang bayi atau kursi makan anak.
- Kamar yang ramah hewan peliharaan dengan fasilitas seperti tempat tidur hewan.
- Mainan atau buku untuk anak-anak.
Cara Hotel Menangani Special Request
Hotel biasanya memiliki tim khusus yang menangani permintaan ini, seperti bagian resepsionis atau guest relations. Untuk memenuhi special request, hotel perlu:
- Mendokumentasikan permintaan dengan jelas sejak awal.
- Mengonfirmasi kembali kepada tamu jika permintaan sudah dipenuhi.
- Memberikan alternatif jika permintaan tidak dapat dipenuhi sepenuhnya.
Dengan layanan yang personal dan perhatian terhadap detail, hotel dapat menciptakan pengalaman menginap yang berkesan bagi tamu. Oleh karena itu, special request tidak hanya dianggap sebagai tantangan, tetapi juga peluang untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.